Jak si vybrat správné delegáty (místní zástupce cestovní kanceláře)
Většina cestovních kanceláří má tzv. zdravé jádro sboru průvodců a delegátů. Pokud jsou obě strany spokojené, spolupráce většinou pokračuje i v dalších letech. Ale i tak se každý rok se objeví potřeba zajistit nové delegáty.
Vybrat správného delegáta pro cestovní kancelář, který bude reprezentovat vaši firmu v destinaci, je klíčovým krokem pro úspěšnou spolupráci a spokojenost klientů.
Vyslat do destinace člověka, který nemá žádné školení a žádné zkušenosti pod příslibem fajn prázdnin u moře za jídlo a stravu, případně drobné kapesné, je dobré kaskadérství.
Přesto se s tím stále setkáváme. Někteří tzv. přežijí a jiní mizí se slovy: „Nikdy více“.
Pokud stávající tým doplňujeme o jednoho člověka, může to vypadat jako jednodušší úkol, ale není to tak docela pravda. V plné sezóně v destinaci zkušení delegáti – delegátky nemají mnoho času někoho zaučovat. A své práce mají tolik, že na to, aby ji dělali za „nešiku“ není čas.
Zde je několik rad pro personalistu (vedoucího průvodcovského oddělení) cestovní kanceláře, jak vybrat vhodného delegáta:
Vzdělání a kurzy:
- Kurz Místní zástupce cestovní kanceláře spolu se státní zkouškou profesní kvalifikace.
Ano, žádný kurz na světě nedokáže z absolutního „antitalenta“ udělat „borce“. Ale „borcem“ se člověk většinou nerodí, ale stává. - V kurzu se budoucí delegáti dozví, co jejich práce obnáší, jaké mají povinnosti vůči klientům i cestovní kanceláři, jak jednat s klienty, jak řešit pojistné a mimořádné události, dozví se o krizové komunikaci a mnoho dalšího.
- Je to velmi důležitý základ, na který pak navazuje praxe, případně vlastní doškolení cestovní kanceláří pro danou lokalitu.
Lokální znalosti:
- Je důležité, aby delegát měl znalost destinace, včetně kultury, zvyklostí a místních atrakcí, životního stylu, bezpečnostních rizik, právního povědomí.
- Zjistěte, zda kandidát mluví místním jazykem nebo jazykem využívaným v dané destinaci.
- Začínající delegáti by měli přijít na pohovor již připraveni (alespoň teoreticky)
Klientské dovednosti:
- Zhodnoťte schopnosti kandidáta ve vytváření pozitivního vztahu s klienty.
- Důkladná znalost produktů cestovní kanceláře a schopnost je efektivně prezentovat je pro klienty je klíčová.
Flexibilita a adaptabilita:
- Delegát musí být schopen rychle reagovat na neočekávané situace, jako jsou změny v plánech cesty nebo nouzové situace.
- Posuďte jeho schopnost řešit problémy a udržovat klid v stresových situacích.
Etika a profesionální chování:
- Vyžadujte od kandidáta, aby se choval eticky a profesionálně, protože bude reprezentovat vaši firmu, vaši cestovní kancelář.
Reference:
- Zkontrolujte reference od předchozích zaměstnavatelů a klientů, abyste získali důvěryhodné informace o jeho schopnostech a profesionálním chování.
Jazykové znalosti a dovednosti:
- Zohledněte potřebu jazykových dovedností v dané destinaci a zvolte kandidáta, který je schopen komunikovat v potřebných jazycích. Pro delegáta je důležitá zejména znalost cizího jazyka na komunikační úrovni, aby mohl jednat s dodavateli služeb, v hotelu, v restauraci, s řidiči autokaru, s parterskou cestovní kanceláří.
Schopnost spolupráce:
- Zvažte, jak dobře bude kandidát spolupracovat s ostatními členy týmu a místními partnery v destinaci.
Proč upřednostnit plně kvalifikovaného delegáta?
- má lepší znalosti o destinaci, což znamená, že je lépe připraven poskytovat informace a rady klientům. To může vést k menšímu množství chyb a nesrovnalostí ve službách, což snižuje riziko reklamací.
- je lépe vybaven řešit problémy a neočekávané situace v destinaci. Díky svým znalostem a dovednostem může rychleji reagovat na potřeby klientů a minimalizovat nepříjemné situace.
- komunikační dovednosti, jsou klíčové pro správnou komunikaci s klienty. Efektivní komunikace může zabránit nedorozuměním a nesprávným informacím, což často vede k reklamacím.
- je schopen předcházet problémům tím, že klienty informuje o potenciálních rizicích a problémech v destinaci. Tím lze snížit riziko reklamací, protože klienti budou lépe připraveni.
- Kvalitní služby poskytované školenými delegáty mohou vytvořit pozitivní pověst cestovní kanceláře. Klienti budou méně pravděpodobně podávat reklamace, pokud budou mít důvěru v agenta a firmu.
- Kvalitní zkušenost s delegátem může vést k loajalitě klientů, kteří se budou vracet pro další cestovní aranžmá. To může snížit náklady na akvizici nových klientů.
- Školený delegát je lépe připraven vyřešit konflikty nebo stížnosti klientů na místě, což může snížit potřebu právního zásahu a náklady spojené s právními kroky.
Celkově lze říci, že investice do pravidelného profesionálního školení delegátů, stejně tak do jejich dobrých platových a pracovních podmínek může dlouhodobě ušetřit náklady na reklamace a zvýšit konkurenceschopnost cestovní kanceláře na trhu.
Přečtěte si také: Co vlastně dělá delegát
Přihlaste se na!
Kurzy a státní zkoušky
- Průvodce cestovního ruchu
- Balíček kurz průvoce cestovního ruchu a průvodce Prahou
- Delegát cestovní kanceláře
- Pracovník cestovní kanceláře